 |
ถึงแม้ว่าอีเมล์จะถูกมอง ว่าไม่เป็นทางการเท่าจดหมายทางธุรกิจที่พิมพ์เอา แต่ในโลกของธุรกิจ คุณต้องพยายามให้ภาษาของคุณดูสุภาพอยู่เสมอ การใช้อีเมล์อาจจะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง แต่คนที่คุณติดต่อทางธุรกิจจะไม่พอใจหากคุณทำให้การติดต่อนั้นดูไม่เป็นทาง การเท่าที่ควร อย่าห่วง! อ่านต่อไปเพื่อดูซิว่าเคล็ดลับของการเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับการเขียนอี เมล์เป็นภาษาอังกฤษของคุณเป็นอย่างไร
เริ่มต้นด้วยการทักทาย
มันสำคัญมากที่คุณต้องเริ่มต้นอีเมล์ของคุณด้วยการกล่าวคำทักทาย อย่างเช่น "Dear Lillian,"ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับว่าเป็นทางการเพียงใด คุณอาจต้องใช้นามสกุลของผู้รับแทนที่จะใช้ชื่อต้น เช่น "Dear Mrs. Price," หากความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับค่อนข้างสนิทกัน คุณอาจใช้คำง่ายๆ อย่าง "Hi Kelly," ก็ได้ หากคุณกำลังติดต่อกับบริษัทโดยรวมไม่ใช่เจาะจงเฉพาะคนใดคนหนึ่ง คุณควรใช้ "To Whom It May Concern:"
ขอบคุณผู้รับ
หากคุณกำลังตอบกลับการสอบถามข้อมูลจากลูกค้า คุณควรเริ่มต้นด้วยการกล่าวขอบคุณ อย่างเช่น ถ้าใครถามเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ควรควรกล่าวอย่างเช่น "Thank you for contacting ABC Company." ถ้าใครคนนั้นเพิ่งตอบกลับอีเมล์ของคุณ คุณควรต้องเขียนว่า "Thank you for your prompt reply." หรือ "Thanks for getting back to me." หรือถ้าคุณรู้วิธีอื่นๆ ในการขอบคุณผู้อ่าน คุณก็สามารถใช้วิธีเหล่านั้นได้ เพราะนั่นจะทำให้ผู้อ่านรู้สึกสบายใจ และทำให้คุณถูกมองว่าเป็นคนนอบน้อมมีมารยาทดี
แจ้งจุดประสงค์ของคุณ
อย่างไรก็ตามหากคุณเป็นคนเริ่มต้นการติดต่อครั้งนี้ คุณไม่อาจเริ่มด้วยการกล่าวขอบคุณ ในกรณีนี้ให้เริ่มด้วยการแจ้งจุดประสงค์ของคุณ เช่น "I am writing to enquire about …" หรือ "I am writing in reference to …" มันสำคัญมากที่คุณต้องแจ้งจุดประสงค์ของคุณให้ชัดเจนตั้งแต่การเริ่มอีเมล์ หลังจากนั้นให้เริ่มเนื้อหาหลักของอีเมล์ของคุณ จำไว้ด้วยว่าคุณต้องระวังการใช้หลักไวยากรณ์ การสะกดคำ และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้อง ให้หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคยาวซับซ้อนด้วยการใช้ประโยคสั้นๆ ชัดเจนและได้ใจความแทน
กล่าวปิดท้าย
ก่อนคุณจะจบอีเมล์ของคุณ ให้กล่าวขอบคุณผู้อ่านอีกครั้งเช่นเดียวกับเพิ่มการปิดท้ายอย่างสุภาพ คุณอาจเริ่มด้วย "Thank you for your patience and cooperation." หรือ "Thank you for your consideration." แล้วต่อด้วย "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." และ "I look forward to hearing from you."
คำลงท้าย
ส่วนสุดท้ายคือการกล่าวคำลงท้ายที่เหมาะสมและลงชื่อคุณ "Best regards," , "Sincerely,", และ "Thank you," ต่างก็เหมาะสมและใช้ได้ดีทั้งนั้น คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ "Best wishes," หรือ "Cheers," เพราะมันบ่งบอกถึงความเป็นกันเองมากเกินไปซึ่งเหมาะกับการใช้ในอีเมล์ส่วน ตัวของคุณมากกว่า สุดท้ายก่อนที่คุณจะกดคลิกส่ง ให้เช็คการสะกดคำอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมล์ของคุณถูกต้องสมบูรณ์แบบที่ สุด!
http://www.adecco.co.th/employers/adecco-leisure-article-detail.aspx?id=464&c=2
| จากคุณ |
:
No one cares for me I am deep 
|
| เขียนเมื่อ |
:
2 ต.ค. 55 16:05:00
|
|
|
|
|
ขอคำแนะนำการใช้ภาษาที่สุภาพในการเขียนอีเมล์เพื่อทวงตามข้อมูล(อีเมล์ภาษาอังกฤษ)
