องค์กรหลายๆองค์กรจะไม่ค่อยมีปฏิสัมพันธ์ กันมากเท่าไหร่นัก โดยเฉพาะองค์กรสมัยใหม่ ที่ใช้เทคโนโลยีเพื่อส่งข้อมูลข่าวสารซึ่งกันและกันมากขึ้น อย่างเช่น e-Mail, e-Booking เป็นต้น ทั้งนี้ ทำให้การทำงานขาดการสื่อสารระหว่างคนกับคนมากยิ่งขึ้น เมื่อการสื่อสารระหว่างคนเริ่มขาดช่วงระหว่างกัน ความเข้าใจผิดระหว่างกันก็จะมีมากยิ่งขึ้น

ประเทศในแถบยุโรป มีการสั่งงานผ่านเมล์ เป็นส่วนใหญ่ ทั้งนี้ โดยพื้นฐานแนวความคิดของพวกเขา เกิดจากการไม่ต้องการรบกวนการทำงานของอีกฝ่ายหนึ่ง การใช้เมล์จึงเข้ามามีบทบาทที่สำคัญ แต่แล้วก็พบว่า พวกเขากลับมีปัญหาทางด้านการสื่อสารระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชา กับหัวหน้างาน รวมไปถึง การแยกตัวเป็นอิสระออกมาจากเพื่อนๆ ชีวิตเหมือนเครื่องจักร เช้าเข้ามาทำงาน เย็นกลับบ้าน คุยกันบ้างในช่วงเวลาหลังเลิกงาน ทำให้ต้องมีการบีบบังคับจากระบบให้หัวหน้างานคุยกับลูกน้อง และ จัดกิจกรรมนันทนาการที่จะให้พวกเขาได้มีโอกาสได้พูดคุยกัน หรือ แม้นแต่ทางด้านการบริหาร ฝรั่งจะมีคำเก๋ๆ เพื่ออ้างว่า เขาเปิดโอกาสให้ลูกน้องคุยกับเขาเสมอด้วยคำพูดที่ว่า "ประตูผมเปิดอยู่เสมอหากคุณต้องการเข้ามาพบมาปรึกษา" แล้วก็เปิดประตูค้างไว้

แต่ในประเทศไทย การทำงานของเราส่วนใหญ่มีการสื่อสารกันทางการพูดมากกว่าการเขียน และ คนไทยไม่เข้าใจว่าทำไมต้องปิดประตู เพราะเจ้านายเราส่วนใหญ่ หากต้องการเข้าไปคุยงานด้วย ไม่ว่าจะเปิดประตูหรือปิดประตู เราก็สามารถเคาะประตูได้อยู่แล้ว หรือ เจ้านายคนไทยส่วนใหญ่ต้องการที่จะฟังว่าลูกน้องเขาคุยอะไรกันด้วยซ้ำ อาจจะกลัวตกยุคอีกต่างหาก จึงต้องเปิดประตูเพื่อให้ได้ยินเสียงลูกน้องกันบ้าง และ ในอีกแง่หนึ่งก็ไม่ต้องการให้ลูกน้องคุยกันมากนัก ซึ่งวัฒนธรรมของชาติตะวันตก กับ วัฒนธรรมของเรามันแตกต่างกัน แนวคิดก็แตกต่างกัน หากไม่เข้าใจพวกเขาอย่างลึกซึ้งแล้วเอาทฤษฎีมาใช้แบบผิดๆ ก็จะยิ่งไปกันใหญ่

คนไทยคุยกันมากเกินไปเสียด้วยซ้ำ ซึ่งจะเห็นว่ามีปัญหาทางด้านการโม้ หรือ เม้าส์ หรือ นินทากันมากมายในทุกๆองค์กร ซึ่งก็เป็นจุดที่คนไทยต้องปรับปรุงบ้าง เพราะ การทำเช่นนั้นจะทำให้สายสัมพันธ์โดยรวมขององค์กรอาจจะกระทบกระเทือน จนอาจจะกลายเป็นเรื่องเสียด้วยซ้ำ เพราะ เรื่องที่ควรจะพูดคุยกัน เช่นปรึกษาหารือกัน ก็ไม่ทำ แต่ไปทำในเรื่องเกี่ยวกับนินทาว่าร้ายเป็นส่วนใหญ่

ในเมื่อเราสื่อสารกันเป็นเรื่องธรรมดา แต่ เทคโนโลยี จะทำให้เราสื่อสารกันน้อยลง และ การรับเอาวัฒนธรรมตะวันตกเข้ามาในการทำงานแบบไทยๆ จึงทำให้เราเริ่มที่จะสื่อสารกันน้อยลง เหมือนชาติตะวันตก

หากองค์กรคุณเริ่มเป็นเช่นนี้ หรือ ไม่ต้องการให้เกิดปัญหาเหล่านี้มากมายยิ่งขึ้น คุณก็ต้องจัดองค์กรของคุณให้มีการพูดคุยอย่างมีสาระเป็นประจำ เพื่อโน้มน้าวพฤติกรรมของพนักงานให้มีสมาธิ และ คิดกับเรื่องงานเป็นส่วนใหญ่ด้วย

การจัดโปรแกรมรวบรวมความคิดของพนักงาน หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรจึงเป็นเรื่องที่องค์กรสมัยใหม่ เริ่มให้ความสนใจอย่างมากแล้ว มีทั้งการไปจัดสัมมนานอกสถานที่บ้าง การรวบรวมความคิดเพื่อการแก้ไขปัญหาบ้าง ทั้งนี้ การจัดรวบรวมความคิดจึงแบ่งได้ออกไปเป็น 2 วาระที่ต่างกันคือ

วาระที่ต้องการแก้ไขปัญหาที่เร่งด่วน การรวบรวมความคิดอาจจะเกิดขึ้นเมื่อต้องมีการแก้ไขปัญหาเพื่อหาหนทางการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นให้ทันท่วงที ไม่ต้องกำหนดวาระล่วงหน้า แต่ก็จะเรียกคนที่มีความเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ เข้ามาประชุมเพื่อปรึกษาหารือ เพื่อหาแนวทางการแก้ไข

วาระที่เป็นไปเพื่อการวางแผนองค์กรระยะยาว ลักษณะนี้เป็นการวางแผนในอนาคตขององค์กรว่าจะไปทิศทางใด อาจจะมีปัญหาเกิดขึ้นเรื่องใดบ้าง และ เราจะจัดการกับปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างไร ทั้งนี้ การจัดเช่นนี้ อาจจะจัดนอกสถานที่เพื่อเปลี่ยนบรรยากาศ อาจจะเชิญคนนอกองค์กรเข้ามาร่วมในการออกความคิดเห็น และ จัดรูปแบบให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า หรือ ทิศทางของ Supplier ที่ได้กำหนดมาแล้วก็ตาม

การรวบรวมความคิดของคนในองค์กร จะทำให้ลดความขัดแย้งที่อาจจะเริ่มก่อตัวขึ้น ทั้งนี้ ความขัดแย้งที่มองไม่เห็นก็อาจจะละลายหายไป หรือ ความขัดแย้งใหญ่ๆ ก็อาจจะสามารถแก้ไขให้เบาบางลงได้

มีหลายๆองค์กรใช้วิธีการให้แต่ละฝ่าย แจ้งถึงวิธีการทำงานของแต่ละแผนก และ ขอความคิดเห็นของแผนกอื่นๆ สิ่งหนึ่งที่ได้คือ แผนกอื่นๆ ก็จะรู้ว่า แผนกอื่นๆทำงานอย่างไร ทำไมเขาต้องทำให้เสร็จในวันนั้นวันนี้ด้วย ซึ่งเขาอาาจะมองถึงการเชื่อมโยงงานไปให้แผนกอื่นๆ เพื่อไม่ให้งานขาดช่วงอะไรทำนองนี้ หลายๆอย่างสามารถทำให้มันโปร่งใสได้มากยิ่งขึ้น จากการรวบรวมแนวความคิดเพื่อแก้ไขปัญหาในหน่วยงานอื่นที่เราเกี่ยวข้องด้วย

บางองค์กรก็จะยกประเด็นเหตุการณ์มาเป็นเคสตัวอย่างเพื่อหาแนวทางการป้องกันเหตุที่อาจจะเกิดขึ้นก็มี (Contingency Plan) เพื่อรวบรวมวิธีการป้องกันเหตุที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิด เป็นการบริหารความเสี่ยงไปในตัวด้วย

ไม่ว่าจะรวบรวมความคิดเห็นเพื่อผลประโยชน์ทางด้านใดก็ตาม สิ่งที่เสียไปคือเวลาของพนักงานระดับสูง แต่สิ่งที่ได้มาก็จะคุ้มค่า หรือ เสียไปเปล่าๆ ก็ขึ้นกับผลของการรวบรวมความคิดว่าสามารถนำมาทำประโยชน์ได้จริง หรือ มีคนนำเอาแนวความคิดที่ได้มาประยุกต์ใช้จริงหรือไม่ ดังนั้น การติดตามการดำเนินงานจากการวางแผนก็เป็นเรื่องที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งเช่นกัน

.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.^.=.

บทความก่อนหน้านี้

แนวความคิดธุรกิจ - กายกรรมหมุนจาน
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7552766/B7552766.html

แนวความคิดธุรกิจ - คุยกับคนที่ตัดสินใจได้
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7585190/B7585190.html

แนวความคิดธุรกิจ - อย่ากลัวกับการสร้างธุรกิจ
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7596648/B7596648.html

แนวความคิดธุรกิจ - เร่งให้รู้ว่าลูกค้าจะตกลงหรือไม่
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7604085/B7604085.html

แนวความคิดธุรกิจ - ศีล 5 กับการทำธุรกิจ
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7609939/B7609939.html

แนวความคิดธุรกิจ - กล้าที่จะออกจากวงจรมนุษย์เงินเดือน
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7635992/B7635992.html

แนวความคิดธุรกิจ - คุยกับใครก็ได้ที่สามารถให้คำแนะนำคุณ
http://www.pantip.com/cafe/silom/topic/B7644092/B7644092.html