สำหรับตอนนี้เป็นต้นไป จะเริ่มเข้าสู่เทคนิคสำคัญ ในการใช้งาน Excel สำคัญๆซึ่งผมจะเน้นในตัวที่ " จำเป็นต้องรู้ " และ " มีประโยชน์มาก " โดยจะไล่ไปทีละตัวๆ ในแต่ละตัวนั้นจะเป็นพื้นฐาน ของการใช้งาน Excel ของทุกๆคนไม่ว่าจะทำในหน่วยงานอะไร ฝ่ายอะไร ตำแหน่งอะไร ซึ่งหลักๆจะนำเสนอแยกตามกลุ่มการใช้งานในการอธิบาย จะพยายามอธิบายรวมทั้งยกตัวอย่างให้เข้าใจ แต่ถ้าไม่เข้าใจก็ให้ใช้หัวใจสำคัญประการที่ 1 ในตอนที่แล้วนั่นคือ " การค้นหา " ให้ลองหาในแหล่งต่างๆที่แนะนำไปแล้วและใช้หัวใจสำคัญประการที่ 2 ในตอนที่แล้วนั่นคือ "ฝึกผ่านโจทย์" ทดลองทำ ใช้ ที่สำคัญคือลองนำไปใช้ในงานดูเรามาเริ่มกันเลยดีกว่า!!! ถ้าจะแยกการสั่งให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการนั้น จะแบ่งเป็น 3 กลุ่มใหญ่ๆหากใครจำภาพของตอนที่แล้วได้ว่า Excel ก็เปรียบเหมือนทำกับข้าว มีวัตถุดิบ มีปรุง จนได้กับข้าวการสั่งให้ Excel ทำก็แบ่งตามนั้นคือ 1. การจัดการข้อมูล เพราะว่าข้อมูล ไม่ได้อยู่ในรูปที่นำไปใช้ได้เลย ก็ต้องมีการปรับ ตัดแต่งให้เตรียมพร้อมนำไปใช้ เปรียบไปก็เหมือนการล้างผัก ปอกกระเทียม เตรียมวัตถุดิบ เรียงใส่ถ้วย ก่อนจะหยิบไปปรุง (เหมือนในรายการทำอาหารที่มีส่วนผสม เครื่องปรุงเรียงใส่ถ้วย)ตัวอย่างที่เจอบ่อยๆคือ ข้อมูลตัวเลข เช่น 10402 อยากจะเอาไปคำนวณเหลือเกิน แต่ดันเป็นข้อมูลแบบ Text (ตัวหนังสือ) Excel มองเป็นตัวหนังสือไม่ใช่ตัวเลข (Number) ซึ่งมันถือว่าจะไม่เอาตัวหนังสือมาบวกลบกัน เราก็ต้องรู้วิธีแปลง Text เป็น Number ก่อน แต่หลังๆ Excel จะทำให้ฉลาดขึ้น ถ้าเราสั่งให้เอา Text ที่เป็นเลข มาบวกกัน มันก็จะบวกให้ หรือกรณีตัวเลขที่อยากนำไปใช้ ดันไปแปะกับ ตัวหนังสือ เช่น THB1024 THB1234 THB3453 (3,453 บาท แต่ข้อมูลบันทึกมาเป็นตามตัวอย่าง) ซึ่งถ้าเราอยากจะแปลงเป็นเงินสกุลเหรียญสหรัฐฯ เช่น 30 USD เราจะต้องดึงเอามาเฉพาะตัวเลข 1024 1234 3453 มาคำนวณกับอัตราแลกเปลี่ยน ดังนั้นเราต้องรู้วิธีการจัดการข้อมูลให้ได้เฉพาะตัวเลขที่ต้องการ ข้อมูลที่ต้องการมาคำนวณ ดันอยู่คนละไฟล์กัน แต่ต้องการมาคำนวณร่วมกัน เช่น ไฟล์ที่ 1 มีข้อมูล ชื่อสินค้า แต่ละสินค้ามีข้อมูลต้นทุนเท่านั้น ไฟล์ที่ 2 มีข้อมูล ชื่อสินค้า แต่ละสินค้ามีแค่ข้อมูลยอดขายเท่านั้น ปัญหาคือ ทั้งสองไฟล์มีการจัดเรียงข้อมูลที่ไม่เหมือนกันเลย มีสิ่งเดียวที่เหมือนกันคือชื่อสินค้า ดังนั้นเราต้องรู้วิธีที่จะเอาสองไฟล์มาชนกัน และเรียงกันให้สินค้ามีทั้ง ยอดขาย รายได้ กับต้นทุน จะได้ไปคำนวณหากำไรต่อได้ 2. การคำนวณ การปรุง การหาผลลัพธ์ เมื่อมีวัตถุดิบพร้อมใช้แล้ว ต่อมาคือการคำนวณExcel จะมีคำสั่งในการคำนวณมากมาย มหาศาล ซึ่งก็จะแยกเป็นกลุ่มๆได้เหมือนกันตามวัตถุประสงค์ของการสั่ง เช่น กลุ่มคำสั่งทางคณิตศาสตร์ ทางคำนวณ ด้านการเงิน ด้านสถิติ บวก ลบ คูณ หาร หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม ยกกำลัง ถอดราก หาลอการิทึม sin cos tan อีกจิปาถะล้านแปด (ใครจะจำหมดนะ) กลุ่มคำสั่งเงื่อนไข หรือทางเลือก เป็นคำสั่งเพื่อตรวจสอบเงื่อนไข ถ้าตรงกับที่กำหนดไว้ ก็ให้ทำ ถ้าไม่ตรงก็ไม่ทำ หรือถ้าข้อมูลตั้งต้นเป็นอย่างนี้ ให้ทำอย่างนั้น ทำอย่างโน้น กลุ่มผสม กับกลุ่มอื่นๆที่ไม่ได้พูดถึง เป็นคำสั่งประเภทที่ว่า ให้คำนวณแบนั้น ถ้าเกิดว่าเป็นแบบนี้ (อย่าเพิ่งงง เดี๋ยวค่อยๆอธิบาย) ส่วนกลุ่มอื่นๆ ก็เฉพาะเจาะจงในแต่ละอันไป 3. การแสดงผล Smileyเมื่อทำกับข้าวเสร็จแล้ว ที่เหลือก็จัดให้อยู่ในรูปที่ต้องการ จัดใส่จาน ทำหน้าตาให้ดูดีเช่น กลุ่มจัดรูปแบบผลลัพธ์ กลุ่มที่เกี่ยวข้องกับการแสดงผลด้วย แผนภูมิ กราฟ รูปภาพ สี รูปแบบอักษร ฯลฯซึ่งที่พูดมาทั้งหมดนั้น เรียกรวมๆว่า Function ซึ่งดูได้ใน Fx ในหัวข้อครั้งที่แล้ว (3)[ต่อจากนี้ผมจะใช้ตัวเลขใต้วงเล็บ เช่น (1) (2) (3) เพื่อใช้อ้างถึงเนื้อหาก่อนหน้าในตอนไหน] และใน Help ก็มีอธิบายอย่างละเอียดว่า แต่ละตัวทำหน้าที่อะไร ให้ผลลัพธ์อะไรต้องการอะไรเป็นวัตถุดิบ และต้องเขียนอย่างไรนอกจากนี้ Excel ยังเปิดโอกาสให้ เราสามารถเขียน Function เองได้ กรณีที่มันไม่ได้มีไว้ให้ ซึ่งขั้นตอนการเขียนและออกแบบ รวมทั้งไปสร้างไว้ ขอไม่พูดในตอนนี้ แต่ถ้าอยากรู้ ให้ย้อนกลับไป หาหัวใจสำคัญอย่างแรก "การค้นหา"(3) เท่าที่ผมนั่งไล่ดู Excel มี Function มากมายเหลือเกิน ถ้าใครว่างก็อ่านผ่านๆตาดูก็ได้ว่า แต่ละอันทำอะไรได้บ้าง จะได้รู้ถึงศักยภาพ เวลาอยาก จะได้พอเห็นแนวทาง แต่ไม่แนะนำให้จำในตอนนี้ เอาไว้พอเราอยาก เราหาเสร็จเอาไปใช้ ตอนนั้นเราจะจำได้ดีกว่าและลืมยาก และจำเฉพาะส่วนที่เป็นประโยชน์กับงาน ที่เหลือเอาไว้เปิดหาจากแหล่งข้อมูล ในทั้ง 3 กลุ่ม่ จะค่อยๆยกตัวอย่าง Function " ดาวเด่น " ที่ใช้ได้บ่อยๆ และ ประโยชน์สูง แต่ขอเป็นครั้งหน้านะครับวันนี้จะสลบแล้วอ่ะ เขียนดึกไปหน่อย ^_^หากมีำคำแนะนำ ติชม หรือ ติดต่อสอบถาม สามารถ e-mail ได้ที่ LeverageSkill@hotmail.com Create Date : 04 มิถุนายน 2552Last Update : 4 มิถุนายน 2552 7:55:49 น.
จากคุณ : Leverage - [ 5 มิ.ย. 52 10:35:18 ]
แก้ไขเมื่อ 05 มิ.ย. 52 10:46:23