คิดดังๆ เรื่อง แค่ 18 นาที ก็ทำงานได้อย่างดีแล้ว
|
|
เคยไหมที่ตั้งใจไว้แต่เช้าว่าจะทำเรื่องบางเรื่องให้เสร็จภายในวันนี้ แต่พอเข้าไปถึงที่ทำงาน เปิดคอมพิวเตอร์ เช็คอีเมล คุณก็พบว่าเผลอแป๊บเดียวหมดไปครึ่งวัน ส่วนสิ่งที่คิดว่าจะทำตั้งแต่มื่อเช้า ก็อันตรทานหายไป จำไม่ได้หรือจำได้ไม่หมดซะแล้ว
วันนี้ผมมีเทคนิคใหม่ ที่สามารถแก้ปัญหาการบริหารเวลาได้ชงัดมาฝาก แม้แรกๆ อาจทำได้ยาก แต่หากพยายามทำจนเป็นนิสัย จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก
แนวทางที่ว่านี้ ผมได้เรียนรู้จากกูรูท่านหนึ่ง ชื่อ Peter Bregman ซึ่งได้เล่าเกี่ยวกับการบริหารวันทำงานขอท่านด้วยการวางแผน 18 นาที โดย 18 นาทีที่ว่านี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วงๆ
ช่วงแรกจะใช้เวลาประมาณ 5 นาที ซึ่งจะถูกใช้ไปในช่วงเริ่มต้นของวันเพื่อเป็นการวางแผนการทำงานในวันดังกล่าว เมื่อคุณไปถึงที่ทำงาน ก่อนที่จะเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ลองหยิบปากกาและกระดาษขึ้นมา คิดและเขียนลงไปในว่า วันนี้คุณต้องทำงานอะไรให้เสร็จบ้าง เน้นไปที่งานที่สำคัญและเร่งด่วน โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นไปได้จริง อย่าใส่ทุกสิ่งทุกอย่างเข้าไปจนล้น
จากนั้นนำปฏิทินของคุณออกมา ใช้ปฏิทินที่เป็นรายวันแบบมีการระบุรายละเอียดช่วงเวลาในแต่ละวัน แล้วเอางานที่คุณเขียนไว้ เขียนใส่ลงไปในช่วงเวลาต่างๆของวัน คำแนะนำคือ จงวางแผนโดยเอางานที่สำคัญและยากที่สุดมาทำในช่วงต้นของวัน และถ้าเป็นไปได้ จงทำให้ช่วงต้นของวันจริงๆ คือก่อนที่จะมีการเปิดคอมพิวเตอร์และเช็คอีเมล
ถ้าจำนวนของงานที่คุณเขียนไว้มีมากจนไม่สามารถใส่ลงไปในปฏิทินได้ สิ่งที่คุณควรทำคือ จัดลำดัความสำคัญของงานที่คุณเขียนใหม่ เลือกเอางานที่สำคัญจริงๆเขียนลงไปในปฏิทิน พึงระลึกไว้เสมอว่าคนที่ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่คนที่สามารถทำทุกอย่างที่เขาอยากทำหรือต้องทำ หากแต่คือคนที่เลือกทำในสิ่งที่จำเป็นต้องทำเป็นอันดับแรกต่างหาก
ขั้นตอนต่อมาคือการใช้เวลา 1 นาทีในแต่ละชั่วโมงในการจับประเด็นการทำงานอีกครั้ง (เวลาทำงานโดยปกติคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ดังนั้น 1 นาทีของแต่ละชั่วโมงทำงานจึงเท่ากับ 8 นาทีต่อวัน) สำหรับขั้นตอนนี้ เป็นขั้นตอนที่ยากที่สุด เพราะการที่จะทบทวนการทำงานทุก ๆ ชั่วโมง ดูเหมือนเป็นเรื่องที่เกือบเป็นไปไม่ได้เลย แต่หลายคนที่สามารถบังคับตัวเองให้ทำเช่นนี้ได้จะประสบความสำเร็จในการบริหารเวลา 100% เพียงแต่ว่าในช่วงแรก ๆ มันอาจจะดูขัด ๆ หน่อยเท่านั้น
ขั้นตอนนี้เริ่มจากการใช้นาฬิกา โทรศัพท์ หรือคอมพิวเตอร์ของคุณในการจับเวลาทุกหนึ่งชั่วโมง เมื่อครบ 1 ชั่วโมง จงหายใจเข้าลึกๆ มองดูงานต่างๆที่คุณเขียนไว้ก่อนหน้านี้ และถามตัวคุณเองว่าในช่วงชั่วโมงที่ผ่านมา คุณได้ใช้เวลาในการทำงานอย่างคุ้มค่าแล้วหรือยัง จากนั้นมองไปที่ปฏิทินที่คุณได้เขียนไว้แล้วบอกกับตนเองว่า ในชั่วโมงต่อไปคุณจะทำอะไรบ้าง จงบริหารวันทำงานของคุณชั่วโมงต่อชั่วโมง อย่าให้ชั่วโมงการทำงานของคุณมาบริหารคุณ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการใช้ 5 นาทีท้ายสุดของวันในการทบทวนสิ่งที่คุณได้ทำไป หลังจากที่คุณปิดเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว จงทบทวนสิ่งที่คุณได้ทำในวันนี้ อะไรที่ทำได้สำเร็จ อะไรที่ทำได้ดี อะไรที่ดึงดูดความสนใจของคุณออกไปจากงาน และอะไรที่คุณได้เรียนรู้จากการทำงานวันนี้ ที่จะสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในวันพรุ่งนี้
แนวทางการบริหารเวลาเช่นนี้ ถ้าคุณสามารถทำได้อย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นนิสัย จะ ช่วยทำให้คุณรู้สึกดีว่าเวลาทำงานของคุณนั้นได้ถูกใช้ไปอย่างมีประสิทธิผลและงานออกมาสำเร็จลุล่วง เมื่อจบวันทำงานแล้ว คุณจะรู้สึกถึงการใช้เวลาทำงานได้อย่างคุ้มค่า และนั่นไม่ได้ทำให้คุณรู้สึกดีหรอกหรือ ?
| จากคุณ |
:
คิดดัง  
|
| เขียนเมื่อ |
:
27 พ.ค. 53 12:47:22
|
|
|
| 
