จากคราวที่แล้วที่มีการ List รายการการทำงานของพนักงานแต่ละคน และ เข้าไปตรวจวัดจำนวนที่ทำได้ในครึ่งชั่วโมงแล้ว ก็รอผู้แนะนำมาแนะนำต่อ แต่เห็นว่าผู้แนะนำ ติดปัญหาก็เลยล่าไปหน่อย การปรับเปลี่ยนระบบการทำงานของที่นี่ ได้ความอนุเคราะห์จาก เพื่อนในห้องสีลมท่านหนึ่ง ซึ่งตอนแรกเราโชว์ว่าระบบเราดี แต่พอฟังความคิดเห็น ก็เลยลองทำตามที่ผู้แนะนำมาจัดระบบงานให้ และขอให้เรียกว่า ผู้แนะนำ ก็เลยทำตาม ไม่ได้คิดเงินแต่อย่างใด เพียงอยากให้เอาตัวอย่างที่ได้จากที่ทำงานนี้มาเผยแพร่เป็นวิทยาทานให้กับคนในห้อง เท่านั้น

และขอให้ข้อมูลเพิ่มสักหน่อยว่า ทั้งระบบตอนนี้ ยังไม่มีคู่มือการทำงานสักเท่าใด มีแต่การปฏิบัติล้วนๆเลย แล้วก็เห็นผลด้วย นี่น่าจะเป็นของจริง ทำจริงๆ ไม่ใช่ BSC ของบริษัทฯที่เก็บแต่เงิน ตอนนี้คิดอย่างนั้นจริงๆ

การจับเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน ว่าทำงานได้กี่ชิ้นงานในเวลาครึ่งชั่วโมง หรือ บางงานตั้งหนึ่งชั่วโมง เป็นการทำงานที่น่าเบื่อมากเลย และ น้องๆก็เข้าใจผิดด้วยในตอนแรก ผู้แนะนำให้เรียกประชุม และ อธิบายการกระทำต่างๆว่า เราทำเพื่อปรับปรุงการทำงานของเราให้ได้มาตรฐาน และ ทำให้ทุกคนมีผลงานที่โดดเด่น ไม่ใช่การจับผิด และ อีกมากมายที่ผู้แนะนำอธิบายให้น้องๆฟัง โดยไม่ได้พูดเรื่อง KPI หรือ BSC สักคำ

หลังจากนั้นเมื่อเข้าไปตรวจวัดใหม่ น้องๆก็ให้ความร่วมมือเป็นอย่างดี แต่เสียที่เร่งทำงานเพื่อให้ดูว่าตัวเองมีผลงาน ตัวเลขก็เลยออกมาดีกว่าผลที่ได้มากนัก ก็เลยต้องจับเวลากันใหม่ เหนื่อย 2 รอบเลย แต่เสร็จทันก่อนผู้แนะนำจะเข้ามา (หากผู้แนะนำไม่มีปัญหา คงเสร็จไม่ทันแน่ๆ)

แล้วก็เอาข้อมูลมาหาค่าของแต่ละงานกัน สูตรก็เป็นการคำนวนง่ายๆ ยกตัวอย่างได้ดังนี้นะ

จับเวลา นาย ก เป็นเวลา 1 ชั่วโมง (เข้าห้องน้ำระหว่างวัด 8 นาที)
ทำงานที่รับผิดชอบหลัก จำนวน 124 หน่วย
ทำงาน B ขณะจับเวลา จำนวน 5 หน่วย ใช้เวลาไป 2, 3, 3, 7, 4 นาทีตามลำดับ
ทำงาน C ขณะจับเวลา จำนวน 1 หน่วย ใช้เวลาไป 1 นาที ครึ่ง

เวลาที่ใช้ไปกับงานหลัก = จำนวนเวลาทั้งหมด - เวลาอื่นๆ
= 60-8-2-3-3-7-4-1.5 = 31.5 นาที = 1890 วินาที

จับเวลา นาย ข เป็นเวลา 30 นาที
ทำงานที่รับผิดชอบหลัก จำนวน 84 หน่วย
ทำงาน C จำนวน 2 หน่วย ใช้เวลาหน่วยละ 80 วินาที

เวลาที่ใช้ไปกับงานหลัก = (30*60-80-80) = 1640 วินาที

จากนั้นก็หาว่า งานหลักจะใช้เวลาเท่าใดต่อหน่วย
เวลาของานหลักเฉลี่ยต่อหน่วย = จำนวนเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปของงานหลัก / จำนวนหน่วยรวมของทุกคน
= (1890+1640) / (124+84) = 16.97 วินาทีต่อหน่วย

งาน B ใช้เวลาเฉลี่ยต่อหน่วย = 228 วินาทีต่อหน่วย

งาน C ใช้เวลาเฉลี่ยต่อหน่วย = 83.33 วินาทีต่อหน่วย

นั่นเป็นการหาค่าครั้งแรก คราวนี้อยากรู้หรึอยังว่า นาย ก กับ นาย ข ทำงานเป็นอย่างไร

เวลาที่ นาย ก ใช้เวลาทำงานทั้งหมด 1 ชั่วโมง = 3600 วินาที
เวลาที่ได้จากการทำงาน = จำนวนหน่วย * เวลาเฉลี่ยของงานนั้นต่อหน่วย
เวลาที่ทำงานได้ในเวลาที่กำหนด = ผลรวมของเวลาที่ได้จากการทำงานทุกงานในเวลาที่กำหนด
= (124*16.97) + (5*228) + (1*83.33) = 3627.61
ประสิทธิผลจากการทำงาน (%) = เวลาที่ได้จากการทำงาน / เวลาที่ใช้ไป * 100
ดังนั้น ประสิทธิผลของ นาย ก ทำงานได้ = (3627.61/3600*100) = 100.77%

นาย ข ใช้เวลาทำงานทั้งหมด 30 นาที = 1800 วินาที
นาย ข ทำงานได้ = (84*16.97)+(2*83.33) = 1592.14 วินาที
ดังนั้น ประสิทธิผลของ นาย ข ทำงานได้ = 1592.14 / 1800 * 100 = 88.45%

จะเห็นว่าในตอนแรกนั้นเราอาจจะเห็นว่า นาย ก ทำงานใช้เวลางานเยอะกว่า ก็ย่อมได้งานที่มากกว่า แต่พอเทียบเป็นประสิทธิภาพของการทำงานแล้ว เราจะเห็นว่า ไม่ว่าใช้เวลาเท่าใด เราก็สามารถเปรียบเทียบผลงานของแต่ละคนได้เช่นกัน การที่ไม่ได้เอาเวลาเข้าห้องน้ำมาหักลด เพราะถือว่าเป็นเวลาที่ใช้ทำงาน ยังได้ผลงานมากกว่า 100% เลย แต่เวลาใช้งานจริงๆ หลังจากนี้ ต้องเข้าไปใน EXCEL แล้ว คำนวนออกมา มาคำนวนอย่างนี้คงไม่ทันกินแน่ และ ผลงานของทุกคนก็จะออกมาเป็นรายวันว่าทำงานได้ประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด เป็นรูปธรรมดี และ ผลงานของแต่ละคนเป็นอย่างไรก็ได้เห็นๆ กันทุกคน เพราะผู้แนะนำ ให้ทำกราฟแสดงให้ทุกคนได้เห็นถึงผลงานของแต่ละคนเปรียบเทียบกัน คราวนี้ได้ผลเพิ่มขึ้นเพราะทุกคนพยายามทำงานให้ได้ตรงตามเป้าหมายมากขึ้น มันเป็นตัวช่วยในการให้ลูกน้องตั้งใจทำงานมากขึ้นจริงๆ

หากกระทู้นี้ มีส่วนดีอยู่และท่านที่อ่านสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ก็ขอยกความดีทั้งหลายให้ ผู้แนะนำ แต่หากคุณอ่านแล้วไม่เข้าใจ เป็นเพราะการสื่อสารของเราเอง เราก็ยินดีรับคำติไว้ทั้งหมดเช่นกัน