การค้นหาข้อมูลจากแผ่นกระดาษมีน้อยมากสำหรับประธานบริษัทไมโครซอฟท์ผู้ซึ่งใช้เครื่องมือดิจิตอลหลากชนิดในการดำเนินธุรกิจ
บิล เกทส์ ประธานและหัวหน้าสถาปนิกซอฟท์แวร์ บริษัทไมโครซอฟท์ สหรัฐอเมริกา
7 เมษายน 2549
นิวยอร์ค (ฟอร์จูน) ช่างเป็นสิ่งเหลือเชื่อเมื่อมองย้อนกลับไป 30 ปีเมื่อครั้งไมโครซอฟท์ก่อตั้งและเมื่อรับรู้ว่าการทำงานของบริษัทได้เปลี่ยนรูปแบบไปเพียงไร
ถ้าคุณมองที่สำนักงานนี้จะเห็นว่ามีการใช้งานกระดาษน้อยมาก บนโต๊ะทำงานของผมมีจอภาพอยู่ 3 จอซึ่งทำงานร่วมกัน ผมสามารถลากชิ้นงานจากหน้าจอหนึ่งไปสู่อีกหน้าจอหนึ่ง หลังจากที่คุณมีพื้นที่แสดงผลที่ใหญ่มากคุณจะไม่อยากกลับไปเป็นเหมือนเดิมอีกเพราะมันได้มีผลกระทบโดยตรงกับปริมาณงานที่ทำได้
จอภาพตัวซ้ายแสดงรายการของอีเม็ล (email) ทั้งหลายของผม บนจอภาพตัวกลางปรกติจะเป็นอีเม็ลสำคัญที่ผมกำลังอ่านหรือโต้ตอบอยู่ขณะนั้น และเว็บบราวเซอร์ (web browser) ของผมจะแสดงผลอยู่บนจอภาพด้านขวา การกำหนดรูปแบบนี้ทำให้ผมสามารถชำเลืองมองและดูว่ามีอะไรใหม่เข้ามาบ้างขณะที่ผมกำลังทำงานบางอย่างอยู่ และส่งลิ้งค์ (link) ซึ่งเกี่ยวข้องกับอีเม็ลนั้นไปยังบราวเซอร์ด้านขวาเพื่อดูในรายละเอียดขณะที่อีเม็ลนั้นยังแสดงอยู่ตรงหน้าผม
ที่ไมโครซอฟท์อีเม็ลถือว่าเป็นสื่อกลางทางเลือก ถูกใช้มากกว่าโทรศัพท์ เอกสาร บล็อก (blog) หรือการประชุม (วอยซ์เม็ล (voicemail) และแฟ็กซ์ (fax) ได้ถูกรวมเข้ากับกล่องรับอีเม็ลของเราเรียบร้อย)
ผมได้รับอีเม็ลประมาณ 100 อีเม็ลต่อวัน เรากลั่นกรองอีเม็ลทั้งหมดให้เหลืออยู่ในระดับนั้น ซึ่งเป็นอีเม็ลที่ส่งตรงถึงผมจากบุคคลที่เคยโต้ตอบด้วย เช่น พนักงานไมโครซอฟท์, Intel, HP, และบริษัทหุ้นส่วนอื่นๆ และคนอื่นที่ผมรู้จัก และผมยังได้รับอีเม็ลที่ถูกส่งขึ้นมาจากผู้ช่วยของผมจากอีเม็ลอื่นๆจากบริษัทหลายบริษัทซึ่งไม่ได้อยู่ในรายการอนุญาตของผมหรือจากผู้คนซึ่งผมไม่เคยรู้จัก ด้วยวิธีการนี้ทำให้เราทราบถึงสิ่งที่คนเยินยอเรา สิ่งที่คนไม่พอใจเรา และสิ่งที่คนร้องขอต่อเรา
ปัจจุบันเราอยู่ตรงจุดที่ความท้าทายไม่ใช่ทำอย่างไรให้การติดต่อทางอีเม็ลมีประสิทธิภาพ แต่มันคือการทำให้แน่ใจว่าคุณได้ใช้เวลากับอีเม็ลที่เป็นเรื่องสำคัญที่สุด ผมใช้เครื่องมือที่เรียกว่า กฏกล่องรับเม็ล (in-box rules) และค้นหาแฟ้มต่างๆเพื่อทำเครื่องหมายและจัดกลุ่มข่าวสารบนพื้นฐานของเนื้อหาและความสำคัญของพวกมัน
(1/3)
แก้ไขเมื่อ 13 พ.ค. 49 18:20:47
== ผมทำงานอย่างไร: บิล เกทส์ ==
... ขอบคุณครับ
