บันได10ขั้นเพิ่มประสิทธิภาพชีวิตพิชิตความสำเร็จ

เอามาฝากครับ :P
บันได10ขั้นเพิ่มประสิทธิภาพชีวิตพิชิตความสำเร็จ

วันศุกร์ที่ 15 กรกฏาคม 2011 เวลา 09:38 น.

ไมเคิล โปโดลินสกี้ (Michael Podolinsky) กูรูด้านการบริหารชีวิตสู่ประสิทธิภาพสูงสุดและความเป็นผู้นำ เปิดเผยเคล็ดลับการบริหารเวลาและวิธีจัดการกับ "ความเครียด" อุปสรรคสำคัญในการเพิ่มพูนประสิทธิภาพชีวิตและการทำงานว่า มีเพียง 10 ขั้นตอนที่ทำความเข้าใจได้ไม่ยาก ทั้งยังเริ่มลงมือทำได้ทันที ผลลัพธ์ไม่เพียงทำให้เราสามารถเพิ่มสมรรถนะและประสิทธิผลในการทำงาน แต่สำคัญกว่านั้นคือการเพิ่มคุณภาพการใช้ชีวิต ที่สมดุลและเปี่ยมไปด้วยพลัง

1) ก้าวแรกเริ่มต้นด้วยการสร้างความรักใคร่พอใจในสิ่งที่ทำ หรือที่เรียกว่า passion ซึ่งนั่นเป็นวิธีง่ายสุดที่จะทำให้บุคคลมีความพึงพอใจที่จะปฏิบัติภารกิจอย่างเต็มประสิทธิภาพ หลายคนโชคดีที่ได้ทำในสิ่งที่รัก และโชคดีที่รู้ว่าตัวเองชอบทำอะไร แต่ในหลายกรณี เช่นในองค์กรธุรกิจที่บุคลากรได้รับมอบหมายให้ทำงานตามหน้าที่  หากหัวหน้างานสามารถทำให้ทีมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชารู้สึกถึง "คุณค่า" หรือความสำคัญของงานที่ทำ รวมถึงคุณค่าของเขาที่มีต่อภารกิจนั้นๆ การทำงานก็จะเกิดประสิทธิภาพมากขึ้นจากความรู้สึกมีความสุขที่จะทุ่มเทให้กับงานของคนทำงาน

2) ลงมือปฏิบัติด้วยความเชื่อมั่นแน่วแน่ (Ardent) มุ่งมั่น (Committed) มีการกำหนดระยะเวลาและขั้นตอนของการปฏิบัติภารกิจเป้าหมาย (Timely) อย่างชัดเจน (Specific) เช่นเขียนไว้เป็นตาราง เป็นแผนงานที่มีขั้นตอน (In-Writing) เพื่อที่จะสามารถติดตามความก้าวหน้าและวัดผลได้ (Monitored) ซึ่งเป็นกลไกที่โปโดลินสกี้เรียกว่า ACTS-IM กลไกดังกล่าวนี้สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการกำหนดความชัดเจนและติดตามประเมินผลให้กับแผนงานใดๆก็ตามของคุณที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายสำหรับชีวิตหรือแผนการทำงานทั้งในระยะสั้นและยาว การวางแผนไว้ดี และยังมีตารางแผนงานที่ดี ช่วยให้มีชัยไปกว่าครึ่งแล้ว  

3) สิ่งหนึ่งที่เป็นปัญหาของคนทำงานยุคปัจจุบันการนำเทคโนโลยีมาใช้  แน่นอนว่าเทคโนโลยี เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ และอินเตอร์เน็ต เป็นสิ่งอำนวยความสะดวกและช่วยให้งานหลายอย่างง่ายขึ้นสะดวกขึ้น และมันจะดีมากหากเราสามารถควบคุมและใช้งานสิ่งเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่อย่าให้มันกลายมาเป็นสิ่งที่ควบคุมหรือกำหนดชีวิตและการงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นอี-เมล์ขยะที่ทำให้คุณต้องเสียเวลา  เสียงโทรศัพท์เรียกเข้าที่ดังขึ้นบ่อยครั้งจนขัดจังหวะการทำงาน และอื่นๆ อีกมากมายที่คุณเองก็พอจะนึกออก

4) ขจัดสิ่งรบกวนการทำงาน และ เลิก "จิ๊ก"หรือเจียดเวลางาน (บางองค์กรถึงกับเรียกว่าเป็นการขโมย! เวลางานเลยทีเดียว) ไปเล่นอินเตอร์เน็ต แชตกับเพื่อนๆ เช็กเฟซบุ๊ก อ่านอี-เมล์ที่ไม่ใช่เรื่องงาน หรือแม้แต่การคุยโทรศัพท์ เรื่องนี้ฟังดูเหมือนเกิดขึ้นทุกหนแห่งโดยเฉพาะในยามที่เว็บไซต์โซเชียล เน็ตเวิร์กกลายเป็นปัจจัยสำคัญประจำชีวิต หลายคนคุ้นชินจนไม่ได้คิดว่ามันเป็นการรบกวนเวลางานด้วยซ้ำ เพราะถึงเล่นก็ยังต้องทำงานอยู่ดี แต่โปโดลินสกี้ชี้ให้เห็นว่า สิ่งรบกวนเหล่านี้ทำให้คนเราต้องใช้เวลาในการทำงานยาวนานขึ้น กลับบ้านดึกขึ้น และลดทอนประสิทธิภาพงาน รวมทั้งคุณภาพชีวิตลงด้วย "มีตัวเลขเฉลี่ยคนทำงานในสิงคโปร์ ใช้เวลาแต่ละวันไปกับกิจกรรมที่ทำให้สูญเสียเวลางานเหล่านี้ถึง 95 นาที ทำให้ต้องอยู่ที่ทำงานนานขึ้นเพื่อจัดการกับภารกิจหน้าที่ที่ต้องทำ แต่อย่าลืมว่า งานไม่ใช่ทั้งชีวิต คุณยังมีมิติอื่นๆของชีวิตหลังเลิกงาน"

สถิติชี้ว่า สิ่งรบกวนการทำงานในรูปแบบที่กล่าวมา มักจะทำให้คนเราต้องใช้เวลาในการปฏิบัติภารกิจให้เสร็จสิ้นนานขึ้น 50 % และเพิ่มโอกาสผิดพลาด 50 % เช่นกัน

5)  มองชีวิตในระยะยาว มองให้ยาวไกลว่าคุณต้องการอะไร และอยากจะเป็นอะไรในอนาคต 5 ปี หรือ 10 ปี ข้างหน้า เหมือนกับการขับรถหรือจักรยานที่สายตาต้องมองไกลออกไปข้างหน้า  ลองตอบคำถามตัวเองว่า เป้าหมายชีวิตคืออะไร การมีเป้าหมายเช่นนี้จะทำให้เรามีทิศทางที่ชัดเจน แล้วหาคำตอบให้ตัวเองว่าจะก้าวไปสู่จุดหมายนั้นได้ "อย่างไร" ต้องทำงานอะไรและแบบไหนจึงจะไปถึงเป้าหมายนั้น แน่นอนว่า การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะทำให้คนเราวางแผนปูเส้นทางการงาน (career path) ได้ดีขึ้น

6) แบ่งเวลาให้กับการวางแผน ไม่ว่าจะเป็นแผนงานหรือแผนชีวิต บ่อยครั้งที่ชีวิตคนเราต้องพบกับอุบัติเหตุหรือปัญหา เพียงเพราะขาดการวางแผนที่ดี แต่ขั้นตอนนี้ก็เป็นเพียงจุดเริ่มต้น เพราะแผนการใดๆก็ตาม ต่อให้วางมาดีเพียงใด หากไม่ได้ลงมือทำตาม แผนนั้นก็เท่ากับสูญเปล่าและไร้ประโยชน์

7) กำหนดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ โดยใช้เครื่องมือที่โปโดลินสกี้เรียกว่า ABCDE Prioritization นั่นคือแบ่งกิจกรรมที่ต้องทำในชีวิตเป็นหมวดหมู่ตามความสำคัญก่อนหลังเพื่อบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนั่นหมายรวมถึงการกระจายงานให้คนอื่นช่วยทำ หรือขจัดภารกิจที่ไม่ควรต้องทำหรือไม่จำเป็นต้องทำออกไปโดยทันทีด้วย เช่น โครงงานที่ไม่มีอนาคตหรือไม่เข้าเป้า ไม่ทำกำไร งานที่แผนกอื่นควรจะรับไปทำมากกว่า งานที่ลูกน้องจอมขี้เกียจทำไม่สำเร็จ การอ่านเมล์ขยะ ฯลฯ

8) สร้างความก้าวหน้าในอาชีพด้วยเข็มทิศ  เข็มทิศในชีวิตการงานที่ก้าวหน้าของคุณควรชี้ไปใน 4 ทิศทาง นั่นคือ ทิศด้านเหนือ คุณควรเป็นผู้เล่นที่ทำงานเป็นทีม (Team Player) การทำงานร่วมกับคนอื่นให้ได้เป็นจุดเริ่มต้นสู่ความสำเร็จ ทิศขวามือคือการเป็นผู้ชำนาญในเรื่องทั่วๆไป (Generalist) ที่เป็นพื้นฐาน เป็นสิ่งที่ควรรู้และควรทำได้ จากนั้นก็ยังมีทิศทางซ้ายมือ คือการเป็นผู้เชี่ยวชาญ (Specialist) ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซึ่งจะทำให้คุณพิเศษแตกต่าง "ในแต่ละวันคุณควรศึกษาเรื่องใดเรื่องหนึ่งอย่างจริงจัง ใช้เวลากับมันแค่เพียงวันละ 1 ชั่วโมง  และทำเช่นนี้ทุกวันเป็นเวลา 5 ปี ถึงตอนนั้นคุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญระดับโลกในเรื่องนั้นๆ เลยทีเดียว" ส่วนทิศทางด้านล่างคือการเป็นผู้ริเริ่ม (Initiator) คือการเปล่งศักยภาพของตัวคุณออกมา ซึ่งมันมาจากความรู้ ความสามารถ อย่าพลาดโอกาสที่จะแสดงความคิดริเริ่ม และความสร้างสรรค์ของคุณออกมา

9) จัดการความเครียดของคุณให้อยู่หมัด อย่าลืมว่าความเครียดเป็นสิ่งที่ควบคุมได้ และคนที่ควบคุมความเครียดได้ก็คือตัวคุณเอง โปโดลินสกี้แนะนำว่า การขาดการวางแผนและชัดเจนในเป้าหมายชีวิต ทำให้คนส่วนมากใช้ชีวิตไปตามกระแสโลกและถูกสิ่งแวดล้อมเข้ามาเป็นตัวกำหนดกฎเกณฑ์ชีวิต เป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เกิดแรงกดดันและความเครียด ดังนั้นสิ่งที่ควรทำเป็นอันดับแรกคือการกำหนดเป้าหมายและวางแผน (ดังกล่าวมาแล้วข้างต้น) เพื่อให้สิ่งต่างๆในชีวิตเข้ามาอยู่ภายใต้ขอบเขตที่เราต้องการให้เป็น ซึ่งมันควบคุมได้ง่ายขึ้น "การจัดการความเครียดก็คือการจัดการหรือจัดระบบพลังในตัวของคุณ เราสามารถเพิ่มพลังให้ตัวเองได้ด้วยวิธีการต่างๆ ซึ่งมีอยู่มากมาย เช่นด้วยการออกกำลังกาย กินอาหารที่ดี พักผ่อนให้เพียงพอ  ฯลฯ

10) บันไดขั้นสุดท้ายคือ การจัดชีวิตให้สมดุล เมื่อพบวิธีการบริหารจัดการความเครียดได้แล้ว ที่เหลืออยู่คือการจัดสมดุลระหว่าง 5 องค์ประกอบสำคัญของชีวิตที่โปโดลินสกี้เรียกว่า 5 Fs ซึ่งได้แก่ ความเชื่อ (Faith ซึ่งเป็นได้ทั้งความเชื่อทางศาสนาหรือปรัชญาชีวิตอื่นๆ) สถานะทางการเงิน (Finances) ครอบครัว (Family) สัมพันธภาพ (Friendship) และสุขภาพ (Fitness) สมดุลที่ว่านี้ไม่ได้หมายถึงความสมดุลที่สมบูรณ์แบบ แต่เป็นการพยายามยืดหยุ่นและรักษาสมดุลให้ได้มากที่สุด โดยไม่ลืมว่าสิ่งที่ปรารถนาในชีวิตคืออะไร อะไรคือความสุข ความสบายใจ ซึ่งอาจจะไม่เกี่ยวกับเรื่องเงินๆทองๆเลยก็เป็นได้ หรือถ้าเป็นในรูปองค์กรบริษัท สมดุลที่ว่านี้อาจไม่ใช่ตัวเลขยอดขายหรือกำไรที่พุ่งแรง หากแต่เป็นความมั่นคงและยั่งยืน                                                                                                              

++ คุณรู้ไหมว่า
ไมเคิล โปโดลินสกี้ ผู้เชี่ยวชาญ นักเขียน และที่ปรึกษาให้กับผู้นำองค์กรกว่า 700 องค์กรใน 33 ประเทศทั่วโลก และเจ้าของงานเขียนเล่มล่าสุด Productivity : Winning in Life ได้รับเชิญจากบริษัท เอเซีย บุ๊คส จำกัด ร่วมกับสำนักพิมพ์ แมคกรอว์ฮิลล์ มาบรรยายและแบ่งปันความรู้ ตลอดจนประสบการณ์เกี่ยวกับการพัฒนาศักยภาพหัวหน้าและทีมงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด แนวทางการเพิ่มทักษะเพื่อความสำเร็จในชีวิตและการงาน รวมถึงวิธีจัดการบริหารเวลาในการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิผลสูงสุด ควบคู่ไปกับการปรับปรุงคุณภาพชีวิตส่วนบุคคล ที่โรงแรม ปทุมวัน ปริ๊นเซส เมื่อวันที่ 9 กรกฎาคมที่ผ่านมา ติดตามผลงานของเขาได้ที่เว็บไซต์ www.michaelpodolinsky.com และ www.asiabooks.com

จากหนังสือพิมพ์ฐานเศรษฐกิจฉบับที่ 2,653  17-20  กรกฎาคม พ.ศ. 2554

credit : http://www.thanonline.com/index.php?option=com_content&view=article&id=74962:10&catid=109:2009-02-08-11-36-01&Itemid=460

จากคุณ	: มิ่งกลิ้ง
เขียนเมื่อ	: 7 ส.ค. 54 12:54:29