 |
การเขียนเช็คสั่งจ่ายของคณะ / สถาบัน / หน่วยงาน
จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
รศ.วันเพ็ญ กฤตผล
เพื่อให้เกิดความปลอดภัยแก่ผู้รับเงินและผู้จ่ายเงิน หรือผู้ทำหน้าที่รักษาเงิน ธนาคารจึงมีเอกสารสั่งจ่ายเงินจากบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวันให้กับผู้เป็นเจ้าของบัญชี เรียกว่าเช็คสั่งจ่าย โดยมีวิธีการเขียนเช็คสั่งจ่ายหลายวิธีเพื่อให้เกิดความคล่องตัวและความปลอดภัย โดยมีวัตถุประสงค์ของการเขียนเช็คสั่งจ่ายชนิดต่างๆดังนี้
1. เช็คขีดคร่อมเฉพาะ (A/C Payee Only) และ ขีดฆ่า หรือผู้ถือ ผู้เขียนประสงค์จะให้ผู้มีสิทธิรับเงินตามหน้าเช็ค นำเช็คไปฝากธนาคาร ไม่สามารถโอนเปลี่ยนมือได้ เป็นการ สั่งจ่ายเช็คที่ปลอดภัย เนื่องจากต้องนำฝากเข้าบัญชีผู้มีสิทธิรับเงินหน้าเช็คเท่านั้น
2. เช็คขีดคร่อมเฉพาะ (A/C Payee Only) ไม่ขีดฆ่าหรือผู้ถือ ผู้เขียนประสงค์จะให้ผู้มีสิทธิรับเงินตามหน้าเช็ค นำเช็คไปฝากธนาคารแต่ สามารถโอนเปลี่ยนไปเข้าบัญชีบุคคลอื่น โดยผู้มีสิทธิรับเงินตามหน้าเช็คสามารถสลักหลังสั่งจ่ายให้บุคคลอื่นได้
3.เช็คขีดคร่อมทั่วไป (& CO ผู้เขียนประสงค์จะให้ผู้มีสิทธิรับเงินนำเช็คไปฝากธนาคาร ไม่ว่าจะขีดฆ่าผู้ถือหรือไม่ ก็สามารถโอนเปลี่ยนไปเข้าบัญชีบุคคลอื่น โดยผู้มีสิทธิรับเงินตามหน้าเช็คสามารถสลักหลังสั่งจ่ายให้บุคคลอื่นได้
4. เช็คไม่ขีดคร่อม ผู้เขียนเช็คประสงค์จะให้ผู้มีสิทธิรับเงินนำเช็คไปขึ้นเงินจากธนาคารได้
ถ้าไม่ขีดฆ่าหรือผู้ถือ ผู้ถือเช็คเป็นใครก็ได้สามารถนำไปขึ้นเงินได้
ถ้าขีดฆ่าหรือผู้ถือ สามารถโอนเปลี่ยนมือได้โดยการสลักหลัง
การสลักหลังคือการลงนามของผู้มีชื่อตามหน้าเช็ค
หลักการและเหตุผลผล
จากการศึกษาการเขียนเช็คสั่งจ่ายของคณะ สถาบัน หน่วยงานของจุฬาลงกรณ์มหาลัย ซึ่งมีทั้งหมด 48หน่วยงาน
หน่วยงานที่สั่งจ่ายเช็ค A/C Payee Only ขีดฆ่าหรือผู้ถือ อย่างเดียว มี สองหน่วยงาน คือ AAA และ BBB ซึ่งถือว่าไม่มีความเสี่ยงในการสั่งจ่ายเงิน ส่วนหน่วยงานอื่นจะมีลักษณะดังตารางข้างล่างนี้ นับว่าเป็นความเสี่ยงในเรื่องความไม่ปลอดภัยในทรัพย์สิน อันจะเป็นภาระกับผู้บริหารแม้จะทำงานด้วยความเสียสละและเจตนาที่ดีเพื่อความเจริญก้าวหน้าของมหาวิทยาลัย
เหตุผลในการสั่งจ่ายเช็คประเภทอื่นๆ
สั่งจ่ายเจ้าหน้าที่การเงิน
ไม่ได้ขีดคร่อมแต่ขีดฆ่าหรือผู้ถือ เพื่อจ่ายเงินเดือน จ่ายเงินหน้า Counter
สั่งจ่ายผู้มีสิทธิ์รับเงิน ไม่ขีดคร่อมแต่ขีดฆ่าหรือผู้ถือ
เพื่อจ่ายให้ชาวต่างประเทศหรืออาจารย์ที่ต้องการเบิกเงินสด
สั่งจ่ายผู้มีสิทธิ์รับเงิน ขีดคร่อมทั่วไป (&Co)
เพื่อจ่ายบุคลากรและหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย เนื่องจากผู้มีสิทธิ์รับเงินต้องการนำฝากเข้าบัญชีสหกรณ์ฯ
สั่งจ่ายใบถอนสหกรณ์ เพื่ออำนวยความสะดวกในการจ่ายเงินให้บุคลากรที่ไม่ได้เปิดบัญชีธนาคาร
ข้อควรระวังในการสั่งจ่ายเช็คและใบถอนสหกรณ์
การใช้จ่ายเงินกองทุน / เงินทุน ของคณะ/สถาบัน/หน่วยงาน ไม่ควรใช้ใบถอนสหกรณ์ หรือหากจำเป็นอย่างยิ่งต้องใช้ใบถอนสหกรณ์ ควรกำหนดวงเงินขั้นสูง เนื่องจากการสั่งจ่ายใบถอนสหกรณ์มีสภาพคล่องเหมือนการจ่ายเงินสด หากใบถอนสูญหายย่อมก่อให้เกิดความเสียหาย เนื่องจากผู้เก็บได้สามารถนำไปเบิกเงินจากสหกรณ์ได้ง่าย อีกทั้งติดตามตรวจสอบยาก
การสั่งจ่ายเช็คขีดคร่อมทั่วไป & Co หรือสั่งจ่ายเช็คขีดคร่อมเฉพาะ A/C Payee Only แต่ไม่ขีดฆ่า หรือผู้ถือ หมายถึงสามารถโอนเปลี่ยนมือได้ เพียงแต่สามารถติดตามได้ว่าเช็คดังกล่าวถูกนำไปเข้าบัญชีของใคร ฉะนั้นควรมีการกำหนดเกณฑ์การจ่ายเงินในการจ่ายเช็คด้วยวิธีนี้เช่นกัน โดยมหาวิทยาลัยเคยกำหนดเกณฑ์ตามบันทึกข้อความกองคลัง สำนักงานอธิการบดี ที่ ค 615 ลว. 25 มิ.ย. 2539 เรื่องขอเปลี่ยนแปลงการขีดคร่อมเช็คสั่งจ่าย
วิธีเขียนเช็คสั่งจ่ายและเก็บรักษา
การขีดฆ่าแก้ไขเพิ่มเติมข้อความในเช็คใช้วิธีขีดฆ่าทั้งข้อความและผู้สั่งจ่ายเช็คต้องลงนามกำกับ ห้ามเขียนทับข้อความเดิม หรือใช้ยางลบ หรือน้ำยาลบคำผิด โดยส่วนใหญ่หน่วยงาน ภายในมหาวิทยาลัยไม่มีการขีดฆ่าแก้ไข จะใช้วิธียกเลิกเช็คที่เขียนผิดและออกเช็คฉบับใหม่
การเขียนจำนวนเงินที่เป็นตัวอักษรหรือตัวเลขให้เขียนชิดคำว่า บาท และ/หรือให้มีการขีดหน้าและหลังจำนวนเงินจนถึงหรือผู้ถือ เพื่อป้องกันมิให้มีการเพิ่มตัวเลข/ตัวอักษร
การเขียนชื่อผู้มีสิทธิ์รับเงินให้ขีดเส้นตรงยาวตลอดจนถึงหรือผู้ถือเพื่อป้องกันการเติมชื่อบุคคลอื่น
การพิมพ์เช็คหรือใช้เครื่องตอกเลขจะป้องกันการแก้ไขเช็คได้ดีกว่าการเขียน
การเก็บรักษาเช็ค ต้องเก็บในที่ปลอดภัยในตู้นิรภัยของหน่วยงาน ไม่ควรไว้ในลิ้นชักเจ้าหน้าที่การเงิน
ต้องเขียนข้อความให้ครบถ้วนทุกรายการทั้งวัน เดือน ปี ชื่อ จำนวนเงินตัวอักษรและตัวเลข การขีดคร่อม การขีดฆ่าหรือผู้ถือ ก่อนเสนอผู้มีอำนาจสั่งจ่ายลงชื่อในเช็ค
ผู้มีอำนาจลงนาม ก่อนลงนามในเช็คต้องเห็นใบสำคัญสั่งจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและหลักฐานการเป็นหนี้ ที่ผ่านการตรวจสอบและผ่านการอนุมัติแล้ว โดยเช็คจะเขียนมาเรียบร้อยทั้งขั้วเช็คและตัวเช็คเพื่อตรวจสอบจำนวนเงินให้ตรงกัน
การนำเช็คให้ผู้มีอำนาจลงนามต้องฉีกทั้งขั้วและตัวเช็คที่เขียนเรียบร้อยแล้วไปพร้อมกับเอกสารประกอบการอนุมัติและลงนามไม่นำเช็คเปล่ามาวางไว้ที่โต๊ะผู้มีอำนาจลงนามเพราะจะเกิดสูญหายได้
สิ้นเดือนต้องนำรายงานการจ่ายเงินจากธนาคาร(Bank Statement)มาตรวจสอบกับบัญชีเงินฝากธนาคารและขั้วเช็คโดยบุคคลที่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่การเงินหรือบุคคลที่ทำหน้าที่สั่งจ่ายเช็ค รวมทั้งไม่กระทบยอดกับเอกสารที่ถ่ายสำเนา
ก่อนกลับบ้านเจ้าหน้าที่การเงินต้องตรวจสอบในทะบียนการจ่ายเช็คว่าสั่งจ่ายไปกี่ใบคงเหลือกี่ใบและเลขที่เช็คคงเหลืออยู่เรียงลำดับเพราะผู้ที่แอบขโมยเช็คจะดึงเช็คเปล่าระหว่างท้ายเล่ม
นอกจากนี้ยังต้องศึกษาจากระเบียบการเก็บรักษาและการนำเงินส่งคลังของส่วนราชการ พ.ศ. 2520 แก้ไขเพิ่มเติม(ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2531 ส่วนที่ 3 วิธีปฏิบัติการจ่าย
ระเบียบการเก็บรักษาและการนำเงินส่งคลังของส่วนราชการ พ.ศ. 2520 แก้ไขเพิ่มเติม(ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2531 ส่วนที่ 3 วิธีปฏิบัติการจ่าย
ข้อ 38 ทวิ การเขียนเช็คสั่งจ่ายเงินให้ปฏิบัติดังนี้
1. การจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้ ในกรณีซื้อ หรือเช่าทรัพย์สิน หรือจ้างทำของ ให้ออกเช็คสั่งจ่ายในนามของเจ้าหนี้ ขีดฆ่าคำว่า "หรือตามคำสั่ง" หรือ หรือผู้ถือ" ออกและขีดคร่อมด้วย
2. การจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้ นอกจากกรณีตาม (1) ให้ออกเช็คสั่งจ่ายในนามของเจ้าหนี้ ขีดฆ่าคำว่า "หรือตามคำสั่ง หรือ "หรือผู้ถือ และจะขีดคร่อมหรือไม่ก็ได้
3. ในกรณีสั่งจ่ายเงินเพื่อขอรับเงินสดมาจ่าย ให้ออกเช็คสั่งจ่ายในนามของเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการ และขีดฆ่าคำว่า
"หรือตามคำสั่ง หรือ หรือผู้ถือ ออก ห้ามออกเช็คสั่งจ่ายเงินสด
ข้อ 39 การเขียนหรือพิมพ์จำนวนเงินในเช็คที่เป็นตัวอักษร ให้เขียนหรือพิมพ์ให้ชิดคำว่า "บาท" หรือขีดเส้นหน้าจำนวนเงิน อย่าให้มีช่องว่างที่จะเขียนหรือพิมพ์จำนวนเงินเพิ่มเติมได้ และให้ขีดเส้นตรงหลังชื่อสกุล ชื่อบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน จนชิดคำว่า "หรือผู้ถือ" หรือ "หรือตามคำสั่ง" แล้วแต่กรณี โดยมิให้มีการพิมพ์ชื่อบุคคลอื่นเพิ่มเติมได้อีก
ข้อกำหนดของอธิการบดีในขณะนั้นที่ระบุไว้ท้าย บันทึกข้อความ ที่ ทม 0301/ตส 1523 ลงวันที่ 16 กรกฎาคม 2539
เรื่อง ขอเปลี่ยนแปลงการขีดคร่อมเช็คสั่งจ่าย ดังนี้ ให้กำหนดวงเงินเป็น 400,000.- บาท (สี่แสนบาทถ้วน)
หากการจ่ายเงินไม่เกินวงเงินนี้ให้ใช้ & CO ได้ แต่ถ้าหากเกินกว่าวงเงินนี้ ให้ใช้ A/C Payee Only (วงเงิน 400,000.-บาทนี้เท่ากับวงเงินที่มอบอำนาจให้กับคณบดีและผู้อำนวยการ)
| จากคุณ |
:
luck me 
|
| เขียนเมื่อ |
:
27 ม.ค. 55 17:13:02
|
|
|
|
|
สงสัยเรื่องการใช้เช็ค การขีดคร่อมเช็ค
